Sistem
Akuntansi Persediaan
A. Deskripsi Persediaan
Menurut C.Rollin Niswonger, Philip E. Fess, dan & Carl S.Warren
Persediaan (inventoris ) digunakan untuk mengartikan barang dagang yang
disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, dan bahan yang terdapat
dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.
Menurut Mulyadi (2001) dalam perusahaan manufaktur , persediaan terdiri
dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses persediaan bahan
baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik,
persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari
satu golongan , yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang
dibeli untuk dijual kembali.
Dari beberapa pengertian persediaan tersebut diatas, maka dapat diambil
kesimpulan bahwa persediaan adalah sejumlah komoditas yang disimpan guna
memenuhi kebutuhan dimasa yang akan datang.
Tujuan Sistem
Informasi Akuntansi Persediaan
- Memberikan informasi mengenai persediaan mulai dari pengakuan sampai proses penerimaannya dengan prosedur yang baku.
- Memberikan informasi mengenai alur persediaan yang ada sehingga pemerintah daerah dapat memperhitungkan tingkat pengendalian yang diperlukan.
- Pengendalian persediaan sehingga persediaan dapat diperhitungkan secara ekonomis keberadaannya.
Metode
Pencatatan Persediaan
Ada dua macam
metode pencatatan biaya persediaan yang dipakai dalam produksi :
1. Metode mutasi persediaan
(perpetual inventory method). Disebut sistem perpetual karena pencatatan
akuntansinya dilakukan secara kontinyu (perpetual) baik untuk pencatatan
jumlahnya maupun biayanya atau harga pokoknya. Dengan demikian jumlah maupun
biaya persediaan dapat diketahui setiap saat. Sistem ini seringkali diterapkan
oleh perusahaan yang menjual barang dagangan dengan harga per unit relatif
mahal dan setiap unit barang dimungkinkan memiliki variasi spesifikasi sesuai
dengan keinginan konsumen. Contoh perusahaan yang menerapkan misalnya
perusahaan mobil, perusahaan pesawat terbang, mebel, dan peralatan rumah
tangga. Sistem perpetual ini juga bisa diterapkan oleh perusahaan selain yang
dicontohkan di atas dikarena penggunaan wide spreadsheet yang disediakan oleh
computer dan penggunaan scanner untuk mengidentifikasi setiap item persediaan.
2. Metode persediaan fisik
(physical inventory method). Disebut sistem periodik karena penghitungan jumlah dan
nilai persediaan hanya akan diketahui pada akhir periode saja untuk penyiapan
pembuatan laporan keuangan. Setiap terjadi transaksi pembelian barang maupun
penjualan barang akun persediaan tidak pernah dimutasi atau tidak pernah
didebit jika adapembelian atau dikredit jika ada penjualan. Akun persediaan
akan diperbaharui nilainya hanya pada akhir periode saja sebelum penyusunan
laporan keuangan melalui penghitungan fisik persediaan (stock opname) di
gudang. Saat ini sangat sedikit perusahaan yang menerapkan system periodik
kecuali untuk perusahaan kecil yang menjual barang barang tertentu secara
eceran dengan harga yang murah missal permen, korek api, dan lain lain.
Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem
akuntansi persediaan adalah:
·
Prosedur pencatatan produk jadi. Dalam prosedur ini Harga Pokok Produk Jadi
didebitkan, sedangkan Persediaan Produk Jadi dikreditkan ke dalam rekening
barang dalam proses. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan
ini adalah laporan produk selesai dan bukti memorial.
·
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang
dijual. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam
sistem penjualan disamping prosedur lainnya seperti : Prosedur order penjualan,
prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan,
prosedur pencatatan piutang.
·
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang
diterima kembali dari pembeli. Jika produk
jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transakasi retur
penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah
kuantitas produk pada kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan
menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian kartu
persediaan produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang
membentuk sistem retur penjualan
·
Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali
harga pokok persediaan produk dalam proses. Pencatatan produk dalam proses umumnya dilakukan
perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan
laporan keuangan tahunan.
·
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang
dibeli. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang
membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan
yang dibeli.
·
Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan
kepada pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalkan kepada
pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang
bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang
diselenggarakan oleh bagian gudang dan mengurangi kuantitas serta harga pokok
persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan
yang bersangkutan. Sedangkan dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan
harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok adalah: laporan
pengiriman barang dan memo debit.
·
Prosedur permintaan dan pengeluaran gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang
membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga
pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku
cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.
·
Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan
karena pengembalian barang gudang. Transaksi
pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di
gudang. Sedangkan dokumen yang digunakan dalam proses prosedur pengembalian
barang gudang adalah bukti pengembalian barang gudang.
·
Sistem perhitungan fisik persediaan. Sistem perhitungan fisik persediaan umunya digunakan
oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan
digudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian
gudang mengenai pelaksanaan fungsi
penyimpanan.
B. Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang
dibentuk untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan umumnya bersifat
sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang anggotanya
dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi
persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia penghitungan fisik
persediaan terdiri dari:
1. Pemegang kartu penghitungan cek.
2. Penghitung.
3. Pengecek.
Dengan demikian berbagai fungsi yang terkait dalam
system persediaan adalah:
1. Panitia Perhitungan Fisik Persediaan. Panitia ini
berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan
hasil penghitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan
sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan
2. Fungsi Akuntansi. Dalam sistem penghitungan fisik
persediaan, fingsi ini bertanggungjawab untuk:
a. Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang
dihitung ke dalam daftar hasil penghitung fisik
b. Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang
tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik
c. Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil
penghitungan fisik
d. Melakukan adjustment data persediaan dalam jurnal umum
berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
3. Fungsi Gudang. Dalam sistem penghitungan fisik
persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data
kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil
penghitungan fisik persediaan.
C. Informasi Yang Diperlukan Manajemen
Akuntansi Persediaan
Manajemen persediaan berusaha
mencapai keseimbangan antara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu
periode perencanaan yang mengandung resiko dan ketidakpastian. Manajemen
persediaan melibatkan sejumlah kegiatan kordinasi antara persediaan dan
produksi serta kegiatan konsumsi pada sejumlah tahapan proses dan lokasi yang
berhubungan. Berdasarkan dari pengertian yang telah diuraikan
sebelumnya, jadi dapat disimpulkan Perancangan Sistem Manajemen Basisdata
Persediaan Barang Jadi adalah sistem yang menyangkut masalah pencatatan dan
pelaporan yang dikaitkan dengan pencatatan persediaan dan penilaiannya baik itu
dalam proses penerimaan barang atau pengeluaran barang yang dilakukan oleh
perusahaan tersebut. Dalam hal ini proses yang terjadi dari input, proses,
hingga menjadi sebuah output yaitu proses penerimaan barang dari kantor
pusat, proses pengeluaran barang (penjualan) kepada distributor, membuat jurnal,
memposting buku besar, hingga menghasilkan laporan pendukung yang terdiri dari
laporan data barang, laporan data gudang, laporan data distributor, dan kartu
persediaan
Tujuan dari manajemen persediaan
adalah menyelesaikan sasaran yang berpotensi untuk:
1. Memaksimalkan pelayan pada pelanggan
2. Memaksimalkan efisiensi pembelian pada produksi
3. Meminimalkan investasi stock
4. Memaksimalkan profit
D. Dokumen Yang Digunakan
Menurut Mulyadi
dalam buku Sistem Akuntansi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi persediaan adalah sebagai berikut :
1.
Dokumen sumber yang
digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah laporan produk selesai
dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh bagian gudang untuk
mencatat tambahan kuantitas produk jadi balam kartu gudang. Buki memorial
digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk
jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat
transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.
2.
Dokumen sumber yang
digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual adalah
surat order pengiriman dan faktur penjualan. Surat order pengiriman diterima
oleh bagian gudang dan bagian order penjualan. Setelah bagian gudang mengisi
surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan
kepada bagian pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut bagian
gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke bagian pengiriman dalam kartu gudang.
Harga pokok produk jadi yang dijual dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam
kartu persediaan atas dasar tembusan faktur yang diterima oleh bagian tersebut
dari bagian penagihan.
3.
Dokumen sumber yang
digunakan dalam prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang adalah bukti
permintaan dan pengeluaran barang gudang.
4.
Dokumen yang digunakan untuk
merekam, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah
kartu perhitungan fisik (inventory tag) yang digunakan untuk merekam
hasil perhitungan fisik persediaan, daftar hasil perhitungan fisik (inventory
summary) yang digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam hasil
kartu perhitungan fisik persediaan, dan bukti memorial digunakan untuk
membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil
penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.
E. Catatan akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:
1. Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di
simpan di gudang yang tercantum dalam kartu
persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik
persediaan.
2. Kartu Gudang, kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang
yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat
mutasi kuantitas barang yang tercantum dalam
kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian gudang, berdasarkan hasil
penghitungan fisik persediaan.
3. Jurnal Umum, dalam sistem penghitungan fisik persediaan jurnal umum
digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya
perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo
menurut penghitung fisik.
F. Jaringan Prosedur Yang Membentuk
Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan
adalah:
1. Prosedur penghitung Fisik, dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di
gudang di hitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya
dicatat dalam kartu penghitung fisik.
2. Prosedur Kompilasi, dalam prosedur ini pemegang kartu penghitung fisik
melakukan perbandingan data yang dicatat dalam kartu penghitung fisik serta
melakukan pencatatan data yang tercantum dalam kartu penghitung fisik ke dalam
daftar penghitung fisik.
3. Prosedur Penentuan Harga pokok Persediaan, dalam prosedur ini Bagian Kartu
Persediaan mengisi harga pokok persatuan tiap jenis persediaan yang tercantum
dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan
yang bersangkutan serta mengalika harga pokok persatuan tersebut dengan
kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendaptakann total harga pokok
persatuan tersebutdengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan
total harga pokok persediaan yang dihitung.
4. Prosedur Adjustment, dalam prosedur ini bgian Kartu Persediaaan melakukan
adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan
berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar
hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedur ini pula bagian Gudang
melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam
kartu gudang.
G. Unsur Pengendalian Internal
Pengendalian Internal
merupakan salah satu alat bagi manajemen untuk memastikan bahwa kegiatan
peusahaan telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada sehingga operasi
perusahaan dapat berjalan lancar, aktivitas perusahaan dapat terjamin
keamanannya, dan kecurangan serta pemborosan dapat dicegah. Unsure pengendalian
intern dalam system penghitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga
kelompok yaitu:
ORGANISASI
1. Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh
suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitung fisik, fungsi
penghitung, dan fungsi pengecek. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan dari kegiatan
penghitungan fisik persediaan, panitia yang dibentuk untuk melaksanakan
kegiatan tersebut harus terdiri dari 3 kelompok: pemegang kartu penghitung
fisik, penghitung, dan pengecek..
2. Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan
selain karyawan fungsi gudang dan fungsi
akuntansi persediaan dan biaya, karena kryawan di kedua bagian inilah yang
justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. Tujuan penghitungan fisik
persediaan adalah untuk meminta pertanggungjawaban mengenai barang yang
disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggungjawaban mengenai ketelitian dan
keandalan data persediaan yang dicatat pada kartu persediaan di fungsi
akuntansi persediaan. Oleh karena itu agar data yang dihasilkan dari
penghitungan fisik persediaan dijamin ketelitian dan keandalannya, maka panitia
yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus bukan kryawan dari
kedua fungsi yang dimintai pertanggungjawaban tersebut (misalnya fungsi gudang
dan fungsi akuntansi persediaan).
SISTEM OTORISASI DAN ROSEDUR PENCATATAN
1. Daftar hasil penghitungan fisik persediaan
ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan. Daftar hasil
penhitungan fisik berisi informasi hasil penghitungan fisik persediaan. Daftar
ini merupakan dokumen sumber sebagai dasar untuk meng-adjust kartu persediaan,
dan kartu gudang, serta merupakan dokumen pendukung bukti memorial yang dicatat
dalam jurnal umum. Dengan demikian daftar ini merupakan dokumen penting untuk
meng-up date catatan akuntansi.
2. Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan
didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh
pemegang kartu penghitungan fisik. Hal ini dimaksudkan agar setiap dokumen
sumber dibuat atas dasar data yang dijamin ketelitinnya.
3. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil
penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan. Harga
satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik adalah diambil
dari kartu persediaan yang bersangkutan dalam prosedur penetapan harga (pricing
prosedur).
4. Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada
informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang
tercantum dalam daftar penghitungan fisik. Setelah kuantitas tiap jenis
persediaan yang dihitung dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik,
kemudiaan ditentukan harga pokok per unitnya dan jumlah harga pokok tiap jenis
persediaan, untuk dasar adjustment data yang dicatat dalam kartu persediaan
yang bersangkutan
PRAKTIK YANG SEHAT
1. Kartu penghitung fisik bernomor urut tercetak dan
penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan
fisik.
2. Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan
dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh
pengecek.
3. Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum
dalam kartu penghitungan fisik dicocokkan oleh pemegang kartu penghitungan
fisik sebelum data yang tercantum dalam penghitungan fisik dicatat dalam daftar
hasil penghitungan fisik.
4. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan
menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.
###Semoga
bermanfaat### salam One Heart One Love – Tha Love Pangana####
Tidak ada komentar:
Posting Komentar